Polityka prywatności

Obowiązuje od: [UZUPEŁNIJ: data wejścia w życie]

Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w Open Fleet i na tej stronie. Administratorem danych osób korzystających z konta i ze strony jest [UZUPEŁNIJ: pełna nazwa spółki], z siedzibą w [UZUPEŁNIJ: adres], wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem [UZUPEŁNIJ: KRS], NIP [UZUPEŁNIJ: NIP]. Kontakt w sprawie danych: [UZUPEŁNIJ: adres e-mail do kontaktu].

  1. § 1Dwie role

    1. 1.1Dla danych konta (Twoje imię, e-mail, telefon), płatności i formularzy na stronie jesteśmy administratorem.
    2. 1.2Dla danych, które Klient wprowadza do swojej Organizacji (np. dane kierowców, najmy, mandaty), administratorem jest Klient, a my przetwarzamy je w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia. W sprawie tych danych zwracaj się najpierw do firmy, która je wprowadziła.

  2. § 2Jakie dane i po co

    1. 2.1Konto: imię, nazwisko, e-mail, telefon. Do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
    2. 2.2Płatności i faktury: dane firmy i historia płatności. Do wykonania umowy i obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
    3. 2.3Formularz wyceny na stronie: imię, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości. Aby odpowiedzieć na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes).
    4. 2.4Zgłoszenia do wsparcia: treść zgłoszenia i adres e-mail zgłaszającego. Aby rozwiązać problem (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
    5. 2.5Dziennik zdarzeń: kto, kiedy i jakim narzędziem zmienił rekord. Dla bezpieczeństwa i rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

  3. § 3Komu przekazujemy dane

    1. 3.1Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu: Google Firebase (logowanie i powiadomienia), Stripe (płatności), ClickUp (zgłoszenia do wsparcia i zapytania o wycenę), dostawca poczty e-mail [UZUPEŁNIJ: nazwa], Mapbox (mapy z położeniem aut), dostawca hostingu [UZUPEŁNIJ: nazwa i region].
    2. 3.2Fleet Agent korzysta z modelu językowego Anthropic (Claude) albo z modelu wskazanego przez Klienta. Dane osobowe z rekordów są przed wysłaniem do modelu zastępowane oznaczeniami. Treść, którą Użytkownik sam wpisze w zadaniu, trafia do modelu tak, jak została wpisana, z wyjątkiem adresów e-mail, numerów telefonów i numerów PESEL, które również zastępujemy oznaczeniami.
    3. 3.3Na życzenie Klienta łączymy Organizację z usługami Web-Sat (lokalizacja aut) i Tracera (inspekcje pojazdów).
    4. 3.4Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Wtedy opieramy się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub na decyzji o adekwatności [UZUPEŁNIJ: potwierdź dla każdego dostawcy].

  4. § 4Jak długo

    1. 4.1Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń. Dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Zapytania z formularza wyceny przez [UZUPEŁNIJ: okres], chyba że zawrzemy umowę.

  5. § 5Twoje prawa

    1. 5.1Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
    2. 5.2Wnioski przyjmujemy na adres [UZUPEŁNIJ: adres e-mail do kontaktu]. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

  6. § 6Pliki cookie i pamięć przeglądarki

    1. 6.1Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: sesji logowania, wybranego motywu (jasny lub ciemny) i wybranej organizacji. Nie używamy plików cookie reklamowych ani analitycznych.
    2. 6.2W pamięci przeglądarki zapamiętujemy ustawienia wygody, np. ostatnio otwartą rozmowę z Fleet Agentem albo ukryte powiadomienia. Możesz je wyczyścić w ustawieniach przeglądarki.

  7. § 7Bezpieczeństwo

    1. 7.1Dane przesyłamy szyfrowanym połączeniem. Klucze API i własne klucze modeli przechowujemy zaszyfrowane. Dostęp do danych Organizacji mają tylko jej Użytkownicy, a każda zmiana jest zapisywana w dzienniku zdarzeń.

  8. § 8Zmiany polityki

    1. 8.1O istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.